Jotta juhlatunnelma syntyy ja haluttu virkistys saavutetaan, tilaisuuden järjestelyihin kannattaa käyttää aikaa. Isännän vastuulla on hoitaa järjestelyt niin, että juhlavieraille jää hyvä mieli.

Liedon Vanhalinnassa järjestetään satoja tilaisuuksia vuodessa, yksin häitä 40–50 kertaa. Tilaisuuksien koordinaattorit löytyvät kartanon toimistosta, jossa toiminnanjohtaja Tuula Leimu, asiakaspalvelupäällikkö Kaisa Rantanen ja myyntineuvottelija Katri Huhtala vastaavat puhelimeen ja nykyisin yhä enemmän myös sähköposteihin. Tilaisuuksien suunnittelu aloitetaan jopa vuotta ennen h-hetkeä. Tulevan juhla- tai kokouspäivän isännältä ei heti alkuun edellytetä pitkälle vietyjä suunnitelmia.

– Tietysti on hyvä, jos isäntä osaa kertoa tarkkaan, mitä haluaa. Järjestelyt suunnitellaan kuitenkin yhdessä joten sekin riittää, että isäntä tietää, mitä ja milloin hän haluaa tilaisuuden järjestää, Tuula Leimu sanoo.

Yli puolet Vanhalinnan tarjouspyynnöistä tehdään jo sähköpostin välityksellä. Pelkän sähköisen yhteyden varaan tapahtuman onnistumista ei kuitenkaan jätetä.

– Järjestelyistä puhutaan aina myös puhelimessa tai kasvotusten. Asiakkaat arvostavat henkilökohtaista kontaktia, Katri Huhtala toteaa.

Isännän olemus luo tilaisuuden hengen. Rento ja leppoisa isäntä saa vieraansa viihtymään, osoittaa huomiota tasapuolisesti kaikille vierailleen ja niin kenellekään ei jää tunnetta, että olisi tullut turhaan.

– Kokouksissa ja seminaareissa myös kahvi- ja ruokatauoilla on tärkeä merkitys. Silloin isännällä on tilaisuus jutella osallistujien kanssa ja kaikki saavat hengähdystauon päivän asiasta. Hyvässä kokouksessa istutaan korkeintaan puolitoista tuntia kerrallaan, sitten on jo tauon paikka, Kaisa Rantanen sanoo. Isännän on hyvä huolehtia myös siitä, että aikataulut eivät venytä ruokailun alkamista; iltapäiväkahvi voi hetken odottaakin, mutta kylmä ruoka ei tee ketään iloiseksi.

Turkulainen tapahtumatuottaja Raimo Lehtinen on hoitanut satojen erikokoisten tapahtumien järjestelyt vuodesta 2002 toimineen yrityksensä Event Companyn nimissä. Parhaimmillaan Lehtisen tuottamiin tapahtumiin on osallistunut kymmeniä tuhansia ihmisiä. Onnistuneen tilaisuuden kivijalka on Lehtisen mukaan varmistaminen varmistamisen päälle. Isännän tehtäväksi jää rento ja huoleton seurustelu vieraiden kanssa.

– Tuotan enimmäkseen yritysten tapahtumia, lanseerauksia, kiertueita, vuosijuhlia ja liikuntapäiviä. Tällaisen tapahtuman järjestelyihin käytetään yleensä 2-3 kuukautta, mutta jos joku haluaa juhliinsa valtakunnan ykkösesiintyjän, niin varaukset on tehtävä vähintään vuotta aikaisemmin, Lehtinen kertoo.

Hyvät juhlat ovat Lehtisen mielestä tunnelmaltaan rennot, niissä tarjotaan hyvää ruokaa ja juomaa, vierailla on puutarhajuhlissakin lämmintä eikä tarpeetonta odottelua synny. Jos juhlien kutsussa mainitaan, että juhlapuheita ei pidetä, niitä ei sitten pidetä vaikka kuinka haluttaisi kehua ja kiitellä juhlien isäntää. Piinallinen seisoskelu onnittelujonon hännillä, kun etupäässä joku on kuitenkin intoutunut muistelemaan menneitä, ei ole omiaan nostattamaan juhlatunnelmaa.

– Minun kannaltani tilaisuus on onnistunut, jos isännällä ei ole minulle mitään asiaa tilaisuuden aikana. Se tarkoittaa, että kaikki toimii, Lehtinen toteaa.

Raimo Lehtinen tuottaa noin 50 yritystilaisuutta vuodessa ympäri Suomea. Tuottajan tehtävä on taata isännille ja vieraille huoleton ja rento tilaisuus, jota muistellaan pitkään – hyvällä.