Turkulainen Ulf Forsman on erikoistunut yritysten tietojärjestelmiin. Laskentaekonomin koulutuksen saanut Forsman työskenteli aiemmin Turun kaupungin laskentapäällikkönä sekä erilaisissa alan kehittämis- ja koulutustehtävissä. Vuodesta 1997 hän on laittanut yritysten tietojärjestelmiä kuntoon itsenäisenä yrittäjänä. Forsman on osa sähköisen liiketoiminnan kehittämiseen keskittynyttä 3angle -nimistä kolmen miehen kokoonpanoa.

Tietojärjestelmä ei merkitse vain tietotekniikkaa, Forsman sanoo.

- Yrityksen tietojärjestelmään kuuluu kaikki sisäinen ja ulkoinen tieto ja tiedonvälitys. Tietotekniikka on vain osa tästä.

Yritykset ottavat yhteyttä konsulttiin, kun huomaavat tietojärjestelmässään vikaa. Vika ei välttämättä ole näkyvä eikä sitä voida heti osoittaa. Jotenkin vain tuntuu siltä, että työt eivät suju kuten pitäisi. Konsultin tehtävä on ottaa selvää, missä vika piilee.

- Aika usein ongelma on tiedon panttaaminen. Se, jolla yrityksessä on tietoa, ei välitä sitä eteenpäin, Forsman sanoo.

Tietojärjestelmän kunnostaminen ei käy käden käänteessä. Joskus työ vaatii alkujuurille asti menemistä, itse liikeidean tarkastelua.

- Omalle kohdalleni ei vielä ole tullut tapausta, jossa koko liikeidea olisi pitänyt asettaa kyseenalaiseksi, mutta sekin on teoriassa mahdollista.



Muutosta ei voi estää

Tiedon merkitys liiketoiminnassa kasvaa koko ajan. Ihmisten on pakko ottaa vastaan uutta tietoa ja omaksua sitä, jos aikomus on pysyä ajan tasalla.

- Pahinta, mitä yrityksissä voidaan tehdä, on ummistaa silmät ympärillä menossa olevalta muutokselta. Uusi tieto ja sitä vääjäämättä seuraava muutos voivat kuitenkin olla niin pelottavia asioita, että mieluummin pistetään pää pensaaseen. Ihmisten valmiudet muutoksiin ovat aika heikkoja, Forsman arvioi. Tietotekniikassa jo nähtyä ja yhä menossa olevaa muutosta voi hänen mielestään verrata teollistumiseen vaikka osittain muutos on vielä sitäkin rajumpaa.



Jos toimistoa ei olisi

Tiedon sujuva siirtyminen on avainsana tehokkaaseen liiketoimintaan. Tiedonsiirron sujuvuutta on helpompi arvioida kun kuvitellaan, että yrityksellä ei olisi lainkaan kiinteää toimitilaa.

- Pyydän asiakkaitani aina lähtemään tästä näkökulmasta. Onhan työ usein hyvinkin liikkuvaa, ollaan liike- tai neuvottelumatkoilla, tehdään etätyötä ja ylipäätään ollaan jossain muualla kuin toimistolla. Asiat on kuitenkin hoidettava. Toinen tärkeä asia on eri toimintojen yhdistäminen. Aikaisemmin liiketoiminnan eri osa-alueet hoidettiin omissa yksiköissään, jotka eivät välttämättä tienneet toistensa tekemisistä. Nyt se ei enää käy, kaikkien on tiedettävä joka hetki, mitä yrityksessä tapahtuu.



Päivitykset kuntoon

Tietotekniikka ei enää ole nörttien yksityisaluetta, ainakin perusteet on hallittava työssä kuin työssä. Sähköpostia käytetään jopa yritysten sisäiseen tiedonsiirtoon ja Internet on tärkeä tieto- ja markkinointikanava. Internetin käytössä on kuitenkin vielä paljon opittavaa, esimerkiksi vanhentunutta tietoa on aivan liian yleisesti tarjolla.

- Yrityksen ensimmäiset webbisivut ovat usein jonkun veljenpojan tekemiä ja päivittäminen on jäänyt sikseen. Kyllähän Internetistä pitäisi vanhaa tietoa ottaa pois sitä mukaan kuin se ei enää pidä paikkaansa, Forsman muistuttaa.



[204_fors.jpg]

Yrityksen tietoj?rjestelm??n kuuluu sis?isen tiedon lis?ksi kaikki se, mit? yrityksest? v?littyy ulosp?in, Ulf Forsman sanoo.

Pirkko Varjo