- Yksinkertaisimmillaan yrityksen laatujärjestelmä sisältää yhtenäiset sovitut pelisäännöt, mutta usein kuitenkin tarvitaan järjestelmällisempää otetta yrityksen kehittämiseen, sanoo kehityskonsultti Mikko Nurmi Difilcon Oy:stä.

Laatujärjestelmää tarvitaan esimerkiksi silloin, kun todetaan, että tuotteet eivät pärjää markkinoilla. Tulee vaikkapa jatkuvia palautuksia, mikä kielii siitä, että organisaatiossa on jokin vialla. Yleisin alkusysäys on kuitenkin, että asiakkaat ja yhteistyökumppanit edellyttävät yritykseltä jopa sertifioitua laatujärjestelmää.

- Virallinen sertifikaatti tuo valtavasti uskottavuutta yrityksen toimintaan. Euroopan ulkopuolelle, esimerkiksi Amerikkaan ei edes voi lähteä ilman virallista sertifikaattia.

Laatujärjestelmän rakentaminen lähtee yrityksessä aina nykytilan tarkastelusta. Sitä peilataan siihen vaatimustasoon, jota yritykseltä tullaan edellyttämään. Esimerkiksi ISO 9001 -standardi ja ISO 14001 –ympäristösertifikaatti määrittelevät, mihin yrityksen tulee kiinnittää huomiota kehittäessään ja parantaessaan toimintaansa.

Viime vuonna päivitetty ISO 9001 painottaa keskeisenä arvona asiakastyytyväisyyttä sekä muun muassa sitä, miten yrityksen ulkopuolisia prosesseja tulee hoitaa. Yritys on esimerkiksi velvollinen ohjeistamaan alihankkijoitaan erittäin tarkasti.

Järjestelmän luominen vie oman aikansa, sillä yrityksen pitää kasvaa prosessissa mukana. Rakentamisvaihe sitoo yrityksen henkilöstöä, mutta vastaavasti kehittää ja selkiyttää ajattelua.

- Usein tulee ahaa-elämyksiä, että näinkö meillä onkin tästä ajateltu! Vallalla on voinut olla jopa ihan väärinkäsityksiäkin. Laatujärjestelmä vaikuttaa paljon yrityksen sisäiseen tyytyväisyyteen. Ja kyllä silloin asiakaskin saa hyvää palvelua, jos työntekijät viihtyvät työssään, vakuuttaa Nurmi.

Ulkopuolinen konsultti vie järjestelmän sille tasolle asti, että sen voi esittää sertifioitavaksi. ISO laatujärjestelmäsertifikaatti myönnetään virallisen sertifioijan tekemän auditoinnin perusteella, joka varmistaa, että organisaation laadunhallinta vastaa standardivaatimuksia ja että käytännössä toimitaan niiden mukaisesti.

- Sertifioitu laatujärjestelmä ns. väliarvioidaan sovitun aikataulun mukaisesti ja kolmen vuoden päästä vieläpä kokonaan uudelleen. Yrityksessä pitää nimetä vastuut niin, että kehitystyö on näytettävissä ja kehityksessä mennään eteenpäin, Mikko Nurmi muistuttaa.

Laatujärjestelmän laatimista ei pidä pelätä. Toiminnalta vaadittavat ”pelisäännöt” tulisi mahtua yhteen ohueen kansioon, Mikko Nurmi näyttää.

anneli.perkio@y-lehti.fi