Tarjousryhmittymät parantavat pienten yritysten mahdollisuuksia osallistua tarjouskilpailuihin. Turun seudulla uusia ryhmiä on perustettu muun muassa IT- ja logistiikka-aloille; rakennusalalla yritysryhmien nimissä tehdyt tarjoukset ovat olleet arkipäivää jo kauan. Rajanveto tarjousryhmittymän ja alihankkijaryhmän välillä onkin joskus vaikeaa, Varsinais-Suomen Yrittäjien hankinta-asiamies Jorma Saariketo sanoo.

– Tarjousryhmittymä voidaan koota esimerkiksi vain yhtä tarjouskilpailua varten tai joukko yrityksiä sopii pitkäaikaisesta yhteistyöstä. Hyvänä esimerkkinä yhtä hankintaa varten kootusta ryhmittymästä on valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n viime vuonna järjestämä valtion IT-hankintojen kilpailutus, jossa toimittajiksi valittiin kuusi eri ryhmittymää. Mikään ryhmittymän jäsenistä ei olisi kyennyt tekemään tarjousta yksin. Pienimmillä ryhmittymän jäsenillä on vain parinsadantuhannen euron liikevaihto. Tässä ryhmässä ei vielä ollut mukana varsinaissuomalaisia yrityksiä. Turussa IT-alan pienyritykset ovat muodostaneet pysyvän osakeyhtiömuotoisen ryhmittymän tarjontansa tehostamiseksi ja ensimmäiset tilaukset on saatu.

Mahdollisuus tarjousryhmien muodostamiseen ja käyttöön tunnetaan vielä huonosti, hankinta-asiamies huomauttaa.

– Tarjouspyynnöissä saattaa lukea, että kilpailussa valitaan yksi toimittaja. Se tekee silloin ryhmän hyväksymisen mahdottomaksi. Turussa ollaan tässä suhteessa edistyksellisiä, meillä Hankinta- ja logistiikkakeskus ottaa oma-aloitteisesti huomioon ryhmittymätarjousten mahdollisuuden.

Ryhmittymään liittyminen ei sido yritystä muuhun kuin tarjouskilpailun ehtojen täyttämiseen. Ryhmässä riittää, kun yksi sen jäsenistä täyttää esimerkiksi liikevaihto- tai kielitaitovaatimukset. Ryhmiä on syntynyt sekä yritysten kesken että hankinta-asiamiehen kokoamina.

– Tarjousryhmät vahvistavat myös seudullista elinkeinoelämää: mitä pienempiin osiin hankinta jaetaan sitä todennäköisemmin tarjoukset tulevat lähiseudun yrityksiltä.

Aito kilpailu tärkeää

Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskuksesta pitää tärkeänä, että hankintoja kilpailutettaessa syntyy aito kilpailutilanne.

– Tarjouspyynnön valmistelussa huomioidaan aina myös kyseisen toimialan markkinatilanne eli ketkä voisivat olla potentiaalisia tarjoajia. Tarjouspyynnön laatijat arvioivat mikä on tarkoituksenmukainen kokonaisuus joka kilpailutetaan yhtenä sopimuksena. Joskus on järkevää jakaa hankinta pienempiin osiin jolloin tuloksena voi olla useampi sopimuskumppani kaupungille.

Tarjouspyynnön jakaminen osiin ei yleensä lisää oleellisesti kilpailutusvaiheen työmäärää.

– Merkittävin työmäärän lisääntyminen tapahtuu sopimusaikana. Kaupungilla on tuhansia sopimustoimittajia ja toistatuhatta tilaajaa. On tärkeää, että kaupunki sitoutuu tekemiinsä sopimuksiin ja tämän vuoksi olemme pyrkineet keskittämään tiettyjä sopimuksia vain muutamille toimittajille. Tilaajan työmäärää lisää se, että hän joutuu hankkimaan tarvitsemansa tuotteet ja palvelut useasta eri paikasta, Lautiainen sanoo.

IT-alalla toimii jo

Turkuun perustettiin reilu vuosi sitten viidentoista IT-alan yrityksen tarjousryhmittymä Itabo. Yrittäjä Michael Lindholm kertoo, että ryhmä syntyi tarpeesta yhdistää yritysten voimavarat.

– Tarjouskilpailuissa olisimme yksittäisinä yrityksinä olleet usein liian pieniä.

Itabo pitää sisällään nelisenkymmentä IT-alan osaajaa. Tähän mennessä ryhmä on osallistunut muutamiin tarjouskilpailuihin ja päässyt mukaan muun muassa Turun kaupungin puitesopimukseen.

– Hankintapuolella ei aina osata ajatella, että myös ryhmä voi tehdä tarjouksen.

Tarjouskilpailuihin osallistutaan vaihtelevilla kokoonpanoilla aina sen mukaan, mikä on tarkoituksenmukaisinta. Avoimet tarjouskilpailut katsastetaan joka viikko pidettävässä kokouksessa.

Tarjousryhmän perustaminen Itabon sisällä on nykyään helppoa ja toiminta on sujunut ilman ongelmia, Lindholm kertoo.

– Kiinnostuneita yrityksiä oli hyvinkin helppo löytää, mutta kun asioista neuvoteltiin tarkemmin, kaikki eivät päätyneet Itabon jäseniksi. Yleensä ottaen voi sanoa, että ryhmittymästä on ollut paljon hyötyä.

Markkinointiviestintään perustetaan

Turkuun ollaan kokoamassa markkinointiviestintäalan tarjousryhmittymää sekä tiivistämässä alan yhteistyötä.

– Luovien alojen tarjouspyynnöissä edellytetään yhä laaja-alaisempaa osaamista. Haussa voi olla samaan aikaan vaikka konseptisuunnittelua, lehtien taittoa, tapahtumamarkkinointia, verkkosivustojen teknistä toteutusta, viestinnän koulutusta, uutiskirjeitä, markkinatutkimuksia jne. On selvää, ettei yksi yritys pysty vastaamaan kaikkeen. Ala sirpaloituu, kanavia ja erilaisia julkaisualustojakin tulee koko ajan lisää. Ryhmässä yritysten mahdollisuudet paranevat, toimitusjohtaja Eija Tammi mainostoimisto Dimmistä kertoo.

Tarjous- ja yhteistyöryhmän kokoaminen aloitetaan syksyllä hankinta-asiamiehen avulla.

– Ryhmän pitää olla joustava ja sen tulee elää tapauskohtaisesti. Myös asiantuntijapalveluiden hankintapuolella on jatkuvasti opittavaa tarjouspyyntöjen laatimisessa. En yhtään kadehdi heitä; tehtävä on nopeasti muuttuvassa ja moniulotteisessa maailmassa erittäin vaativa.

IT-alan tarjousryhmittymä on toiminut hyvin. Ryhmässä toimiminen hyödyttää erityisesti pieniä yrityksiä, Michael Lindholm Itabosta toteaa.

pirkko.varjo@y-lehti.fi