- Tehokkuus on välttämättömyys, ei pelkkä säästö, sanoo Focuspro Oy:n teknologiajohtaja Jukka Virtanen.

Nykymaailmassa kaikki toimii nopeasti ja työn täytyy olla tehokasta. Työn tehoa voidaan Virtasen mukaan parantaa hyvällä dokumenttien-, tuotetiedon- ja asiakkuuksien hallinnalla.

- Työpaikoilla menee hirveästi aikaa hukkaan, kun etsitään dokumentteja. Dokumentinhallintaohjelmistolla aikaa säästyy ja vältetään myös virheitä, kun versionhallinta on kunnossa, Virtanen jatkaa.

Turkulainen Focuspro on ICT-palvelutalo, joka tarjoaa suunnittelu- ja teollisuusalan yrityksille ratkaisuja dokumentinhallintaan ja tuotetiedonhallintaan. Yrityksen palveluihin kuuluu, myös asiakkuuksien hallinta sekä tarvittavat tulostusratkaisut ja käytön tuki ja koulutukset.

- Kokonaisuus on se meidän juttu. Nykypäivänä palvelun kysyntä ja tarve korostuvat, sanoo toimitusjohtaja Marko Raikasniemi.

Focus-konserniin kuuluva Focuspro on ollut olemassa 90-luvulta asti, mutta tällä konseptilla ja Raikasniemen ja Virtasen luotsaamana, se on toiminut elokuusta lähtien.

Käyttöönotto ja käyttö on helppoa

Dokumentinhallinta on kasvattanut suosiotaan ja yleistynyt viime vuosina.

- Ala on jo ohittanut hype-vaiheen ja ohjelmistot ovat oikeasti tehokkaita ja helppokäyttöisiä, Virtanen sanoo.

- Dokumentinhallinnan käyttöönotto ei ole enää mikään suuri kynnys. Se ei vaadi suuria investointeja tai kouluttautumista, hän jatkaa.

Dokumentinhallintaohjelmisto korvaa vanhan, totutun työtavan huomaamatta. Dokumentit luokitellaan tallentamisen yhteydessä ja niitä voidaan myöhemmin etsiä luokittelujen perusteella tai hakusanoilla Googlen tapaan. Myös dokumentin eri versioita pystytään hallitsemaan ja käyttöoikeuksia rajoittamaan helposti.

- Esimerkiksi suunnittelutoimistolle on tärkeää varmistaa, että käytössä on aina uusin versio dokumentista. Muuten vaikka konepajalle voi mennä vahingossa vanhat piirustukset, Virtanen kuvailee.

Oma ohjelmisto tuotetiedonhallintaan

Dokumenttien hallinnassa Focusprolla on partnerina M-Files-dokumentinhallintaohjelmistot ja tuotetiedonhallintaan sekä asiakkuuksien hallintaan yritys tarjoaa omaa Designer-ohjelmistoaan.

Virtanen on kehittänyt Designer-ohjelmistoa viiden vuoden ajan. Se sopii erityisesti sellaisille aloille, joilla tuotteet räätälöidään asiakaskohtaisesti.

- Jos yritys valmistaa vaikka keittiökaappeja, hinta määräytyy esimerkiksi materiaalien ja vetimien mukaan. Ohjelmisto laskee valmiiksi tarjouksen asiakkaalle ja ilmoittaa tilauksen tuotantoon kuvineen ja piirustuksineen, Virtanen selittää.

- Jos sitten asiakas muuttaa mieltään, muutokset syötetään ohjelmaan, jolloin tilaus on taas ajan tasalla ja tuotanto saa tiedon muutoksista, Virtanen jatkaa.

Focuspron tarjoamat ohjelmat myös keskustelevat keskenään. Tuotetiedon dokumentteja voidaan etsiä dokumentinhallinnan kautta samoin kuin muitakin dokumentteja.

Focusprolta löytyy tarvittaessa myös tulostusratkaisut, kertovat teknologiajohtaja Jukka Virtanen ja toimitusjohtaja Marko Raikasniemi.

emmi.harju@y-lehti.fi