Siivous, henkilöstövuokraus ja tilitoimiston käyttäminen ovat tuttuja esimerkkejä ulkoistamisesta, jonka ajatellaan tuovan joustoa, vaihtoehtoja, ripeyttä ja säästöjä liiketoimintaan. Jotta palvelu tulisi ostettuna huokeammaksi kuin itse tuotettuna, se pitää tehdä eri tavalla.

Tulostuskustannuksia miettii harvemmin

Kotimainen asiakirjahallinnan palveluyritys, Document House on toiminut Turussa pian pari vuotta. Merkkiriippumaton DH tarjoaa ratkaisuja dokumenttien tulostukseen, käsittelyyn ja arkistointiin.

Että joku toinen huolehtisi yrityksen tulostamiseen liittyvistä laitteista ja tarvikkeista? Document Housen aluejohtaja Ari Holm huomauttaa asiakirjoista aiheutuvien kustannusten olevan jopa 1 – 5 prosenttia yrityksen vuotuisesta liikevaihdosta. Tulostamista ja siihen liittyviä prosesseja voi tehostaa huomattavasti.

- Koko tulostuspolitiikka kannattaa suunnitella lähtien nykytilanteen kartoittamisesta. Tulostamisessa on monta eri työvaihetta, jotka voivat olla monen eri työntekijän vastuulla ilman, että kokonaisuus on kenenkään hallussa, Holm kuvailee.

Asiakas kiinnittää huomionsa helposti näkyvien kustannusten osuuteen, joka on vain kymmenisen prosenttia kokonaisuudesta. Laitteiden, paperin ja muiden kulutustarvikkeiden lisäksi kokonaiskustannuksiin vaikuttavat tietojärjestelmät, ohjelmistot, näiden ylläpito ja huolto, tuottamattomaan työhön käytetty aika, työntekijän työnkulku ja asiakirjojen hallinta.

Tuon kaiken voi ulkoistaa, ja DH:n Holm lupaa säästöä suorissa ja epäsuorissa kuluissa 10 – 30 prosenttia vuodessa. DC valvoo ja varmistaa käyttökatkottomuuden, ja palveluhenkilö käy säännöllisesti tarkistamassa ja huoltamassa laitteita ja opastamassa käyttäjiä. Holmin mukaan yksi tavoitteista on auttaa vähentämään tulostamista ja sähköistämään prosesseja.

Yrityksen oma asiakirjamalli

Viestinnän selkeyttämiseen ja asiakirjojen helppoon löydettävyyteen Holm ja Kameleon Document House Oy:n liiketoimintajohtaja Timo Mettala ehdottavat Kameleon asiakirjamalliratkaisua: Microsoft Office-ohjelmaan luotavaa kunkin organisaation omaa työkalupalkkia. Se luo kaikki yrityksen viralliset asiakirjapohjat varmistaen niiden yhtenäisen ilmeen ja helpon käytettävyyden.

- Kannattaa miettiä, miten yrityksen asiakirjoilla edistää kauppaa ja millaista viestiä lähetetyt asiakirjat sinusta ja yrityksestä välittävät, Mettala ehdottaa.

Ohjelma siistii ja yhtenäistää viestien ilmeen huolehtien uuden asiakirjan sisältämän tiedon tallentumisesta kaikkien käyttöön. Muutokset tallentuvat automaattisesti, ja näin päästään eroon erinimisistä ja erinäköisistä asiakirjamalleista dokumenttipohjien ollessa aina ajan tasalla.

- Kameleonilla dokumentinhallintajärjestelmän työkalut ja toiminta tuodaan lähelle käyttäjää. Palvelu skaalautuu sujuvasti organisaation koon ja tarpeiden mukaan. Toimintamalli takaa sujuvan työskentelyn myös siinä tilanteessa, että yrityksen avainhenkilö esimerkiksi vaihtaa työpaikkaa tai joutuu pitkälle sairauslomalle, Mettala muistuttaa.

Kameleon Document House ylläpitää noin 3 500 asiakirjapohjaa. Document Housen palveluiden piirissä on koko Suomessa yli 3 000 asiakasta ja yli 6 000 laitetta. DH myös myy ja markkinoi tulostamiseen ja asiakirjahallintaan tarvittavia laitteita.

Yrittäjä asiakkaan pankkina

Asiakkaat oppivat, miten yrityksen maksuvalvonta toimii. Kun yritys henkilöityy yrittäjään, ja asiakkuudet muistuttavat jo kaverisuhteita, laskujen karhuaminen on entistä ikävämpää. Yritys päätyy toimimaan asiakkaan pankkina maksaen pahimmillaan itse viivästyskorkoja.

Pappila Penkkala Group Oy on yritysten laki-, perintä- ja taloushallintoasioiden kokonaisvaltaisiin ratkaisumalleihin erikoistunut yhtiö. Se on tarjonnut pk-yrityksille suunnattua laskutus- ja perintäpalvelua 2,5 vuotta, ja kaupallinen johtaja Matias Mäenpää kehottaa puntaroimaan, kannattaako esimerkiksi aloittavan yrittäjän maksaa satoja euroja laskutusohjelmasta, vai antaa se toisen yrityksen hoidettavaksi. Yritys voi kytkeä palvelun vanhaan järjestelmäänsä tai ottaa käyttöön verkkopohjaisen Anders Manager -laskutusjärjestelmän.

- Meillä yrittäjälle ei koidu alkuinvestointeja. Hänen tarvitsee toimittaa ainoastaan laskun sisältö meille, me lähetämme laskun, seuraamme ja tarvittaessa ryhdymme perintätoimiin yrittäjän maksaessa koko palvelusta materiaalikustannuksineen noin puolestatoista kahteen euroa per lasku, Mäenpää selvittää.

Mäenpään mukaan palvelua käyttävät sivutoimisesta yrittämisestä lähtien aina kymmenien miljoonien eurojen liikevaihdon yritykset. Palvelu on aina ajankohtainen, mutta taantuma vaikuttaa eräpäivän jälkeisiin toimenpiteisiin ja on lisännyt kiinnostusta palvelua kohtaan. Oma työ nopeutuu, luottotappioriski laskee, yritys ei enää toimi asiakkaan pankkina ja rahaa säästyy.

- Ikävät hommat tekee joku muu ja rahankierto nopeutuu, Mäenpää kertaa asiakaspalautetta.

Tosiammattilainen on nopea

Kaarinalainen Kuljetusliike M&M Niemi Oy on erikoistunut yksityisten ja yritysten muuttoihin. Asiakkaan halutessa yritys myös pakkaa tavarat ja purkaa laatikot järjestellen tavarat oikeille paikoille uudessa kohteessa.

Kokonaispalvelu on iäkkäiden tai vajaakuntoisten yksityisasiakkaiden suosiossa, mutta ajoittain siihen turvautuvat myös yritykset. Viime vuoden suurin yritysmuutto oli Vaateliike Halosen siirtyminen Turun Hansakorttelista Centrumiin. Maakunnan sisällä palveleva viiden hengen Kuljetusliike Niemi käyttää isoissa muutoissa yhteistyökumppaneina toisia yrittäjiä.

- Otti aikaa kuljettaa osasto ja varasto kerrallaan, ja tavaraa oli rekeistä, pöydistä ja mallinukeista lähtien, toimitusjohtaja Matti Niemi kertoo.

Niemi toteaa ammattilaisen hoitavan muuton paljon nopeammin ja järjestelmällisemmin kuin asiaan vihkiytymätön siviili. Yrityksen oma merkkaus- ja koodausjärjestelmä helpottaa siirtoa ja muuttolaatikon sijoittamista oikeaan paikkaan. Jokainen muutto suunnitellaan etukäteen.

- Olemme saaneet kiitosta siitä, että asiakas pääsee juttusille itse yrittäjän kanssa, joka on perillä kaikista muuttoon liittyvistä seikoista, Niemi huomauttaa.

Asianmukaisissa kuljetusajoneuvoissa kalusteet ja tavarat säilyvät kolhuitta ja naarmuitta. Niemeltä onnistuu myös lähtö- tai tulosiivouksen hoitaminen.

- Käyttämällä ammattilaista säästät omaa aikaa ja rahaa, ja voit keskittyä siihen omaan työhösi jättäen muuton meidän huoleksi.

Timo Mettala ja Ari Holm kertovat, että laiminlyöty tulostuspolitiikka kostautuu kustannuksina.

Nokkakärry on tyhjä päivän lopussa. Matti Niemi painottaa ammattilaisen suunnitelmallisuutta ja nopeutta missä tahansa muutossa.

anna-silja.suutarinen@y-lehti.fi