Osana Varsinais-Suomen Yrittäjien Hankinta-asiamiesprojektia on syntynyt työkalu julkisten hankintojen tarjouspyyntöjen kehittämiseen.

Erityyppisten it-kyselyjen ja kartoitusten tekemiseen ja raportointiin erikoistunut Analystica Oy on kehittänyt Suomen Paras Hankkija -konseptia, jonka avulla tarjoajat voivat antaa helposti palautetta tarjouspyyntöjen tekijöille.

- Julkiset hankinnat ovat monesti suhteellisen monimutkaisia. Syntyi ajatus, miten kaikenkokoiset yritykset voisivat paremmin osallistua kilpailutuksiin. Olen itse osallistunut kilpailutuksiin niin tarjoajana kuin myös tilaajana, tilaliikelaitoksen johtokunnan jäsenenä, Michael Lindholm Analystica Oy:sta kertoo.

Osaan Turun Tilaliikelaitoksen tarjouspyyntöjä tulee Lindholmin mukaan tarjouksia niin vähän, että se on jo koettu ongelmanakin.

- Syyt ovat luonnollisesti monia: jotkut hankinnoista ovat liian suuria ja monimutkaisia, ja korjaustyöt kohdistuvat kesäkauteen. Yksi syy on, että toimittajat kokevat hankintamenettelyt monimutkaisina, Lindholm arvelee.

Arveluihin ei tarvitse enää tyytyä. Analystican kehittämässä palvelussa julkinen hankkija saa helposti kerättyä toimittajilta hankintakohtaisesti tietoa, jonka avulla se voi parantaa omia hankintakäytäntöjään.

Tiedonkeruu käynnistyy automaattisesti Hilmaan laadittujen hankinta-ilmoituksien perusteella ja toimittajille lähetetään kyselyyn sähköpostikutsut kun hankinta on lainvoimainen. Saatuja palautteita voidaan vertailla muihin hankinta-yksiköihin ja hankinnan toimialaan.

Palautetta voidaan saada myös sellaisilta yrityksiltä, jotka eivät jostain syystä halunneet osallistua tarjouskilpailuun, mikä on Michael Lindholmin mukaan myös äärimmäisen tärkeää tietoa kilpailuttajille. Molemminpuolinen hyöty syntyy siitä, että hankintojen koko prosessi on selkeä.

Palautteelle on käyttöä

Turun kaupunki on pilotoinut Suomen Paras Hankkija –konseptia tänä syksynä. Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen kertoo, että palvelua on työstetty yhdessä muiden suurten kaupunkien kanssa.

- Nyt joulukuussa käymme Analystican kanssa läpi, millaisia raportteja sieltä tulee. Onko tehty oikeita kysymyksiä ja saammeko tällä tavoin kerättyä tietoa, jonka avulla voimme kehittää omaa toimintaamme. Kun prosessi on saatu luotua ja saamme hyödyllistä palautetta kilpailutuksistamme, voimme ottaa sen käyttöön laajemmin. Tärkeää on nyt se, että yrittäjäsektori ottaa tämän omaksensa ja käyttää muutaman minuutin kyselyyn vastaamiseen.

Kaupungin intressinä on saada tarjoajilta palautetta, miten tarjouskäytäntöjä voitaisiin parantaa.

- Haluamme luonnollisesti saada kilpailutuksiin mahdollisimman paljon hyviä tarjouksia, Lautiainen toteaa.

- Tähän asti olemme saaneet palautetta satunnaisesti keskustelemalla ja soittelemalla sellaisille yrityksille, joiden olimme olettaneet osallistuvan johonkin kilpailutukseen. SPH:n avulla toivomme saavamme palautetta systemaattisesti jokaisesta kilpailutuksesta.

Michael Lindholmin mukaan toimittajat kokevat hankintamenettelyt liian monimutkaisina. Suomen Paras Hankkija voi auttaa.

anneli.perkio@y-lehti.fi