Kaarinan kaupunki, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri ja Turun ammattikorkeakoulu ovat lähteneet uudistamaan hankintatapojaan vastuulliseen, yrittäjäystävällisempään suuntaan osana Innovatiiviset ja vastuulliset julkiset hankinnat -hanketta. Varsinais-Suomen elintarvikekehityksen osaamiskeskuksen synnyttämän hankkeen tavoitteena on edistää pk-yritysten mahdollisuuksia vastata julkisiin kilpailutuksiin.

Kaarinan kaupunki suunnittelee ruokakuljetushankintojaan, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin Ravintopalvelut kilpailuttaa juures- ja kasvistuotteet ja Turun ammattikorkeakoulu puolestaan haluaa uudistaa IT-laitteiden hankintaa. Hankintatiimit työstävät hankintojaan valmennuspäivissä yhdessä yritysten ja valmentajien kanssa. Ensimmäinen valmennuspäivä järjestettiin 29.5. Turun yliopistolla.

Laadukasta ja turvallista lähiruokaa

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kasvishankinnat on osa sairaanhoitopiirin laajempaa ravintopalveluiden kehittämisprosessia. Onnistuneet elintarvikehankinnat ovat yksi keino panostaa ruuan laatuun, jäljitettävyyteen ja turvallisuuteen. Sairaanhoitopiiri haluaisi hankkia mahdollisimman paljon suoraan paikallisilta tuottajilta ja jalostajilta.

- Olemme huolissamme tästä nykyisestä elintarvikkeiden hankintatilanteesta, sanoo Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin huoltopalveluiden päällikkö Kari Kandelberg.

- Haemme nyt lähitoimittajia. Jos saamme ostettua suoraan tuottajilta, toimitusketjut lyhentyvät, sanoo sairaanhoitopiirin hankintatiimissä mukana oleva Päivi Pohjalainen.

- Silloin saadaan jäljitettävyyttä ja turvallisuutta, jatkaa Päivi Tanner, joka myös osallistui ensimmäiseen valmennuspäivään.

Paikalliset pk-yritykset mukaan tarjoamaan

Hankintatapojen uudistamisesta on puhuttu sairaanhoitopiirissä jo useamman vuoden ajan. Yritysten kanssa on käyty keskusteluja aikaisemmin Varsinais-Suomen ruokaketjun kehittämishankkeen VARRUn tiimoilta, mikä mahdollisti sairaanhoitopiirille myös osallistumisen tähän hankkeeseen.

- Hyviin keskusteluihin on päästy. Me kerromme, mitä me haluamme, ja he kertovat, mitä he voivat tarjota meille, Tanner sanoo.

- Yrityksillä vaikuttaa olevan halukkuutta kehittää meidän kanssa yhteistyössä meille sopivia tuotteita, jatkaa Pohjalainen.

Tarjouspyyntö halutaan muotoilla niin, että pienemmilläkin toimijoilla on mahdollisuus tarjota. Haasteita aiheuttavat esimerkiksi pienten toimittajien logistiikkajärjestelyt, tuotteiden jalostusaste sekä paikallisuuden huomioiminen tarjouspyynnössä.

- Jos tämä olisi helppoa, se olisi jo tehty. Hankintaosaaminen kaikkine osa-alueineen on vaativa tehtävä ja siksi sen osaamisen kehittäminen yhdessä mahdollisten tarjoajien kanssa on tervetullutta. Luulen, että tästä saadaan sellaista osaamista, jota meille ei muuta kautta tulisi, Kandelberg summaa.

Innovatiiviset ja vastuulliset julkiset hankinnat -hanke haluaakin antaa tiimeille mahdollisuuden vaihtaa kokemuksia hyviksi havaituista toimintatavoista.

Yritykset haluavat keskustella

Valmennuspäivässä mukana olleet Vitario Oy ja Alitalon Vihannes Oy toivovat avointa keskustelua hankkijoiden kanssa jo suunnitteluvaiheessa.

Vitario Oy:n toimitusjohtaja Liisa Uusipaikalle tilaisuuden arvokkainta antia oli keskustelu hankkijoiden kanssa. Valmennuspäivä antoi näkökulmaa asiakkaan tavoitteisiin ja tahtotilaan sekä niihin ongelmiin, joiden kanssa asiakkaat kamppailevat.

- Tällaiset tilaisuudet ovat äärettömän hyviä kurkistuksia siihen, mitä asiakkaan ajatuksissa liikkuu ja mitä asiakkaat suunnittelevat, Uusipaikka sanoo.

Kyrössä sijaitseva Vitario Oy tuottaa Valmix-tuotemerkillä tuoreita salaatteja ja kasviskomponetteja ruoanvalmistukseen erityisesti ammattikeittiöille sekä kuluttajapakattuja salaatteja ja hedelmätuotteita vähittäiskauppojen valikoimiin. Tällä hetkellä yrityksen koko kaupankäynti kulkee tukkuliikkeiden kautta.

Vitario on ollut aikaisemminkin mukana keskustelemassa paikallisuuden ja lähiruoan toteutumisesta julkisissa hankinnoissa. Uusipaikka toivoisi, että avoimelle keskustelulle löytyisi tilaa myös sopimuskausien aikana.

Vuoropuhelu hyödyttää molempia osapuolia

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri on useamman vuoden ajan ollut yksi paimiolaisen Alitalon Vihannes Oy:n asiakkaista. Hankkeelta yritys toivoo asiakassuhteen jatkuvuutta ja aikookin osallistua kilpailutukseen, kun sen aika tulee.

- Vuoropuhelu hankintayksikön ja mahdollisen toimittajan välillä ennen kilpailutuksen julkistamista on hyvä käytäntö, sanoo Mikko Alitalo

- Vuoropuhelu palvelee kaikkia osapuolia. Tarjouspyynnön laatiminen on kuitenkin raskas prosessi. Kun molemmat osapuolet kommunikoivat keskenään, ei tule mahdottomia tarjouspyyntöjä, joihin ei löydy ollenkaan tarjoajia, jatkaa Mikon tytär Satu Alitalo, joka on sukupolvenvaihdoksen myötä siirtymässä yrityksen johtoon.

Keskusteluja hankkijoiden kanssa on käyty aikaisemmin esimerkiksi VARRUn tiimoilta. Mikko Alitalo haluaa myös muistuttaa hankkijoita, että yritykset ovat erikoistuneet hyvin kapeisiin sektoreihin, mikä pitäisi jotenkin huomioida tarjouspyynnöissä.

Alitalon Vihannes Oy jatkojalostaa kasviksia ravintoloille ja suurtalouskeittiöille. Kymmenkunta henkilöä työllistävä yritys valmistaa vuodessa noin 500 000 kiloa kasvisjalosteita.

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin Ravintopalveluiden hankintatiimi keskustelee yrittäjien kanssa Innovatiiviset ja vastuulliset julkiset hankinnat -hankkeen ensimmäisessä valmennuspäivässä.

Onnistuneet elintarvikehankinnat ovat yksi keino panostaa ruuan laatuun, jäljitettävyyteen ja turvallisuuteen, kertovat Päivi Tanner, Päivi Pohjalainen ja Kari Kandelberg Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiristä.

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kasvishankinnat on osa sairaanhoitopiirin laajempaa ravintopalveluiden kehittämisprosessia.

Emmi Harju
Varsinais-Suomen ruokaketjun kehittämishanke VARRU