Kokousten varausjänne on lyhentynyt entisestään. Kokous- ja tapahtumajärjestäjät tehostavat toimintoja ja ehostavat kokouskulisseja. Turku on niittänyt kiitosta kaupunkina, jossa pääsee kävellen kokousvieraille tärkeisiin kohteisiin.

Kun jääkiekkokausi käynnistyy, Turun HK Areenan kokousasiakkaatkin heräävät. Markkinointiassistentti Hannele Lindberg kertoo kokousten painottuvat pienempiin, ja että niitä järjestetään tapahtumien yhteydessä. Isoja kokouksia on harvemmin.

- Yritys tai järjestö esittelee kokouksen yhteydessä usein omaa toimintaansa, ja siihen liitetään muutakin ohjelmaa. Tämän tyyppisiä kokouksia järjestetään kauden aikana useita, Lindberg toteaa.

Uusi ravintolamaailma aukeamassa

Mauno Koivisto –keskuksen varaustilannetta palveluvastaava Jari Salomaa luonnehtii kohtuullisen hyväksi. Kuluva vuosi ei juuri viime vuodesta poikkea.

Loka-marraskuussa lanseerataan uusi kokous- ja ravintolakonsepti, jonka myötä ravintolapalveluiden tuottaja muuttuu.

- Tässä kohti meillä avautuu aivan uusi maailma, Salomaa sanoo.

Myös keskuksen brändäystä uudistetaan, kokoustiloja remontoidaan ja aukioloajat pidentyvät.

- Kun ravintolatoiminnat tiivistetään saman operoijan alaisuuteen, asiakkaan on helpompi tehdä valintoja ja esittää toiveita tilauksen yhteydessä. Toimimme helpommin, selkeämmin ja nopeammin, Salomaa kiteyttää uudistuksen.

Pikkukokouksia vanhan kaupungin idyllissä

Vilkkaan kesäsesongin eläneet vanhan kaupungin kahvilat ja ravintolat tarjoavat upeat puitteet kokouksille. Naantalin Matkailun toimitusjohtaja Tarja Rautiainen kuvailee vanhan kaupungin idylliä ihanteelliseksi pikkukokousten järjestämispaikaksi.

Noin viidestä viiteentoista hengen kokoukset mahtuvat hyvin persoonallisiin kahviloihin ja ravintoloihin, joissa omistaja on paikalla tehden palvelusta henkilökohtaista ja värikästä yksityiskohtia myöten. Pikkukokouksia onkin jo varattu hyvin.

- Uskon että näissä kulttuurikohteissa kokoukset ovat luovempia, ideariihet onnistuvat ja osallistujat kokevat samalla irtioton arjesta, Rautiainen näkee.

Pikkukokouksille järjestyy myös yöpymismahdollisuus ja muut räätälöidyt palvelut.

Pienempien kokouskohteiden lisäksi Naantalissa palvelevat jo tutummat, isommat saaristokohteet. Isompiin kokouksiin tarjouspyyntöjä on jo vuodelle 2014 ja 2015.

- Varausjänne on yrityksillä kuitenkin lyhentynyt kautta linjan. Isojakin ryhmätiedusteluja voi tulla vielä paria viikkoa ennen aiottua tilaisuutta.

Kaikki kävelymatkan päässä

Turun matkailu- ja kongressitoimiston, Turku Touringin, kongressipäällikkö Sari Ruusumo kuvailee vuoden 2014 näkymiä vilkkaiksi ja monipuolisiksi. Keskisuurten kongressien, noin 100 – 200 henkilön tapahtumien lisäksi Turkuun saadaan useita suuria.

Tammikuussa Turun hammaslääkäripäiville odotetaan 500 osallistujaa. Myös Geriatripäivät järjestetään niin ikään tammikuussa. Pohjoismainen naiskuorofestivaali kuuluu toukokuussa liki 600 kävijän keuhkojen voimalla.

Turku PET Symposium järjestetään jo 13. kerran. Säännöllisesti kolme vuoden välein Turussa järjestettävä kansainvälinen tieteentekijöiden kokoontuminen alkoi vuonna 1977, ja sai Turun kaupungin kongressipalkinnon viime vuonna innostavasta ryhmätyöstä Symposiumin järjestämisessä.

- Kyseessä on lääketieteellisen erikoisalan tapahtuma, jonka yhteydessä asetetaan näytteille paljon alaan liittyviä koneita ja laitteita, Ruusumo kertoo.

Kesäkuussa katukuvassa näkyvät varmasti Keskustapuolueen puoluekokouksen osallistujat, joita arvioidaan saapuvan noin 2 500. Pohjoismainen perheterapiakongressi elokuussa tuo Turkuun noin 1 200 henkilöä.

Ruusumo mainitsee erikoisuutena noin tuhannen delegaatin kongressin, ICSM 2014, jossa Turkuun kokoontuu fyysikoita, kemistejä ja insinöörejä eri puolilta maailmaa pohtimaan synteettisten metallien tutkimusta.

Ensimmäistä kertaa Pohjoismaissa järjestetty tähtitieteen kongressi toi kaupunkiin viime heinäkuussa lähes 700 tutkijaa. Green Meetings –konseptia noudatteleva vihreä kokous sai hyvää palautetta kaupungin ja Logomon osalta.

- Kokous järjestettiin esimerkiksi ilman kuljetuksia, eli 51 eri maasta kotoisin olevat tiedemiehet siirtyivät kävellen paikasta toiseen. Turkua kiitettiin vihreäksi, kauniiksi kaupungiksi, jossa kaikki on kävelymatkan päässä, Ruusumo iloitsee palautteesta.

Myös Aurajoen varren ravintolapalvelut olivat tiedemiesten mieleen, ja toivat tekemistä ja kokoontumismahdollisuuksia niille illoille, jolloin yhteistä ohjelmaa ei ollut.

- Kävijät ja näytteilleasettajat ovat kiittäneet myös Logomon suuria näyttelytiloja, jotka mahdollistavat todella suurikokoisten esineiden ja laitteiden esittelyn ja kuljetuksen täysin esteettömästi.

Isot yhteispikkujoulut tanssitaan Koivuniemen tahtiin

Kuluva syksy ja ensi vuosi vaikuttavat Turun Messu- ja Kongressikeskuksen liiketoimintapäällikkö Päivi Hoikkalan mukaan hyvin lupaavilta. Talon toiminta on monipuolista, ja tilojen vuokrauksen lisäksi keskus järjestää omia messutapahtumia, kuten Turun kansainväliset Kirjamessut ja Turun Ruokamessut.

Turun Messujen jälkeen keskus muuttui kilpailukeskukseksi SM-rallin osakilpailua varten. Kespro-syysmessut kerää hotelli-, ravintola- ja cateringalan toimijoita syyskuussa noin tuhat henkilöä.

Yritykset, vakuutusyhtiöt, liitot ja järjestöt järjestävät tapahtumia pitkin syksyä, ja usein niihin liittyy juhlatilaisuus.

Pikkujoulubileet järjestetään marraskuun lopussa: kollektiivisiin juhliin voi varata tarvitsemansa määrän lippuja ja tulla nauttimaan valmiiksi järjestetystä juhlaruokailusta ja viihteestä.

- Illan vetonaulana on taiteilija Paula Koivuniemi. Ei haittaa vaikka työporukka olisi mies- tai naisvoittoinen, sillä juhlakansan joukosta löytyy taatusti tanssipartnereita, Hoikkala rohkaisee mukaan ilakoimaan.

Joulujuhlatarjouksia pyydetään jo vuodelle 2014.

Ensi vuonna messu- ja kongressikeskuksessa kokoontuu muun muassa Suomen Punaisen Ristin yleiskokous kesäkuussa. Hoikkala kertoo tapahtuman kansoittavan suurimman osan keskuksen tiloista.

- Vuokratapahtumista, eli niistä joita emme itse järjestä, voisi mainita Varsinais-Suomen varhaiskasvattajamessut, joka on uusi tapahtuma.

Matkailualan workshop kesän alussa kokoaa parin päivän tapahtumaan ulkomaisia ostajia ja suomalaisia matkailupalveluiden tuottajia. Isot tapahtumat ajoittuvat usein juuri kesän korvalle. Lisäksi Hoikkalan kansiosta löytyy runsaasti tapahtumia, jotka ovat vielä tarjousvaiheessa.

Ruuhkaa kuun vaihteessa

Hotelli Aquariuksen myyntipäällikkö Henna Wallin on tyytyväinen syksyn näkymiin, mutta hotellilla olisi aikaa ja kapasiteettia myös useampien kokousten järjestämiseen.

- Varsinkin syys- lokakuun vaihteessa on päällekkäisyyksiä, ja monta eri kokousta samoina päivinä. Kaikki halukkaat eivät edes mahtuneet meille tuohon ajankohtaan, Wallin harmittelee.

Ensi vuodeksi on jo buukattu isompia tilaisuuksia, jotka yleensä varataankin hyvissä ajoin. Kyseessä on useimmiten noin 50 – 100 hengen kansainvälinen seminaari, joita esimerkiksi paikalliset yritykset järjestävät asiakkailleen ja vierailleen.

Wallinin mukaan varausjänne on lyhentynyt pienemmissä kokouksissa entisestään, ja kokouspalveluita kysellään varsin lyhyilläkin varoitusajoilla.

Turun Messu- ja Kongressikeskuksen liiketoimintapäällikkö Päivi Hoikkala kertoo syksyn ja ensi vuoden kokous- ja kongressitilanteen vaikuttavan lupaavalta.

anna-silja.suutarinen@y-lehti.fi