Toimistotyö on nykyään jatkuvassa muutoksen tilassa. Työtehtävät, toimenkuvat ja tavat tehdä töitä muuttuvat, ja jopa asenteet ja mielikuvat vaikuttavat siihen, millaiseksi jokapäiväinen työmme muuttuu.

Tietotekniikka mahdollistaa aivan uusia tapoja toimia ja yritysten organisaatiomallit muuttuvat vauhdilla. Mutta muuttuuko ihminen?

Työterveyslaitos on vuonna 2012 päättyneessä TOTI-hankkeessa tutkinut toimistoympäristöjä pyrkien tunnistamaan erityisesti avotoimistojen sisäympäristön kehittämiskohteita. Sillä on haluttu muun muassa selvittää sisäympäristön kehittämisen hyötyvaikutuksia työympäristötyytyväisyyteen ja työhyvinvointiin.

- Avotoimiston haitat on tunnustettu. Niistä tärkeimpiä ovat melu ja yksityisyyden puute – eikä työn vaativuus ole ainakaan samaan aikaan vähentynyt, sanoo vanhempi tutkija Valtteri Hongisto Työterveyslaitokselta.

Vastaus moneen kysymykseen nykyään yhä useammin monitilatoimisto.

- Monitilassa ei ole välttämättä nimettyjä työpisteitä, vaan siellä mennään vapaaseen, senhetkisen tarkoituksen mukaiseen työpisteeseen, määrittelee Hongisto.

Muutosvastarintaakin aina esiintyy.

- Se, ettei ole omaa tilaa eikä omia tavaroita, ei sovi välttämättä kaikille. Kun ihmisiltä kysytään, haluavatko he oman työpisteen, kyllä he mieluummin valitsevat sen. Mutta jos työympäristöllä ei ole suurta merkitystä työn sisällölle – se on esimerkiksi suureksi osaksi liikkuvaa asiakastyötä – riittää, että on tiloja tapaamisiin ja palaverien pidolle, sanoo Hongisto.

Selvityksien mukaan monitilatoimistoihin ollaan kuitenkin tyytyväisempiä, vaikka esimerkiksi meluongelmat eivät ole kokonaan poistuneetkaan. Yritykset taas suosivat monitilatoimistoja siitäkin syystä, että tilaa säästyy: ei tarvita niin monta työpistettä kuin on työntekijöitä.

Kokonaissuunnittelu kannattaa

Perinteikäs Martela on elänyt mukana työelämän muutoksessa. Se toteuttaa työtilojen kokonaisratkaisuja, joihin voi sisältyä tilaa jakavan ja jäsentävän kalustuksen lisäksi myös esimerkiksi äänisuunnittelua.

- Kaikki lähtee siitä, että me kysymme, mitä te tässä tilassa teette? Kartoitamme tarkasti, millaista työtä eri ihmiset tekevät. On monenlaisia työntekijöitä: joku ehdottomasti tarvitsee oman työpöydän, toiselle riittää vallattava työtila muutamaksi tunniksi. Toisaalta yhdellä ihmisellä voi olla työpäivän tai -viikon aikana hyvin monenlaisia tehtäviä, kuvailee Martelan aluemyyntijohtaja Esko Hartikainen.

Martelan kokonaisratkaisu sisältää kartoittamisen, esittämisen ja toteuttamisen. Kun kartoitus on hyvin tehty, loppu on helppoa.

- Suunnittelu maksaa, mutta siitä kannattaa maksaa. Kalusteilla tila lopulta toteutetaan, mutta tärkein työ tehdään suunnitteluvaiheessa, vakuuttaa Hartikainen.

Haaste voi olla esimerkiksi arkkitehtitoimisto, jossa yksi henkilö voi työskennellä samaan aikaan monessa eri projektissa, jotka kaiken lisäksi muuttuvat koko ajan.

- Rajapintoja on silloin paljon ja työ on tehotonta, jos työympäristö on suunniteltu huonosti, toteaa Hartikainen.

Myös uudet tekniset ratkaisut, mobiili työskentely ja muun muassa webbikamerat, muuttavat koko ajan työnteon tapoja.

- Nykyään esimerkiksi videoneuvottelu voidaan aloittaa hyvin spontaanisti - suunnittelematta montaa päivää etukäteen - mutta se edellyttää, että toimistossa on siihen sopiva paikka, sanoo Hartikainen.

Pelisäännöt tarvitaan

Monitilatoimistossa kaikkien on myös hyväksyttävä pelisäännöt, joilla sellaisessa ympäristössä työskennellään.

- Se on ehdoton edellytys. Kaikkien on toimittava samoilla säännöillä, Esko Hartikainen painottaa.

Toimistossa pitää olla paikkoja, joihin voi vetäytyä tekemään keskittymistä vaativaa työtä. Esimerkiksi kirjasto, jossa ei saa puhua.

Monitilatoimistossa onkin yleensä julkisia, puolijulkisia ja yksityisiä vyöhykkeitä.

- Käytännössä monitilatoimistossakin voi olla kahden kerroksen väkeä: toiset uskaltavat ja saavat käyttää tiloja vapaammin kuin toiset, Valtteri Hongisto arvelee.

Mobiilit laitteet ja niiden ympärille rakentuvat toiminnot ovat ehkä kokonaan muuttamassa mielikuvaamme työstä. Tämä voi vaikuttaa siihen, millaisiksi tulevaisuuden toimistot muodostuvat. Tämän hetken parikymppiset nuoret eivät enää edes osaa kaivata toimistoa, jossa pitäisi istua paikallaan suurimman osan päivästä.

On kuitenkin muistettava, että edelleenkin suuri osa työstä on kiinteässä työpisteessä tapahtuvaa eikä liikkuvaa. Siksi työympäristön suunnitteluun pitää kiinnittää edelleen paljon huomiota.

Martelan aluemyyntijohtaja Esko Hartikainen viihtyy itsekin monitilatoimistossa.

anneli.perkio@y-lehti.fi