Yrityksen sisäinen tiedonkulku ja siihen liittyvät ongelmat taitavat olla käsitellyimpiä aiheita, kun keskustellaan yrityksen toiminnan kehittämiseen liittyvistä kysymyksistä. Totuuden nimessä tällaisia ongelmia ei läheskään aina ole, vaan kyseessä on pikemminkin tunne siitä, että minulla ei yrityksen jäsenenä ole kaikkea riittävää tietoa. Missään nimessä ei kuitenkaan sovi väheksyä sisäisen viestinnän merkitystä yrityksen kokonaistoimivuuden kannalta. Tiedon jakaminen ei ole mikään määrään perustuva itsetarkoitus, vaan jokaisessa yrityksessä tulee olla jonkinlainen viestintästrategia, jonka mukaan toimitaan eri tilanteissa. Strategian tulee olla niin johdon kuin työntekijöidenkin tiedossa. Kun koko yhteisö tuntee ja tietää oman yrityksensä viestinnän pelisäännöt, se lisää huomattavasti myös turvallisuuden tunnetta ja työhyvinvointia kaikilla tasoilla. Kun tunnemme omalta osaltamme saaneemme riittävästi informaatioita oman työmme kannalta, sitä helpompi on keskittyä oman työn suorittamiseen. Jos taas ilmenee tietovajetta, se on taipumus täyttää olettamuksilla. Voidaan ikään kuin sanoa, että yrityksen sisäisen viestinnän määrä on vakio. Jos oikeaa, selkeää tietoa ei tule riittävästi, loppuosa täytetään olettamuksilla ja ”puskaradion” tuottamilla viesteillä. Nämä viestit saattavat paikkansa pitämättöminä olla hyvinkin tuhoisia yrityksen kannalta. Yritysjohto voi kuvitella kaikkien tietävän, mistä on kysymys ja mihin pyritään, mutta toisasiassa muilla portailla onkin asiasta aivan toisenlainen näkemys. Tällainen sisäisen tiedonkulun katkonaisuus heijastuu useasti myös yrityksen ulkopuolelle työntekijöiden sosiaalisten suhteiden kautta. Jokaisen yritykseen kuuluvan henkilön tulisi myös kyetä tiedostamaan se, että kaikkea tietoa ei kuulu eikä tarvitse jakaa jokaiselle. Yhteisesti sovittu viestintästrategia auttaa tässäkin suhteessa.

Uusi viestintäteknologia on viime vuosina tullut yritysmaailmaan jäädäkseen. On ensiarvoisen tärkeää, että sähköposti, www-sivut, monitoimiset matkapuhelimet ja muut uudet viestintäteknologian tuotteet saadaan yritystoimintaa hyödyntävään käyttöön, eikä päinvastoin. Yrityksissä ja muissakin yhteisöissä on syytä pohtia näiden välineiden käyttötapoja. Niistä ei saa tulla aikavarkaita eikä välineitä, jotka korvaavat yrityksen sisäisen sosiaalisen kanssakäymisen. Viereiseen huoneeseen ei ole syytä lähettää sähköpostia, jos siellä voi käydä keskustelemassa asiasta kasvokkain. Sama koskee muitakin mainitsemiani uusia viestinnän keksintöjä. Työyhteisöt tarvitsevat ihmisten suoraa keskinäistä yhdessäoloa, jolloin voidaan työasioiden ohella purkaa myös muita ajatuksia, toiveita, iloja ja suruja. Yhteinen aamukahvipöydän ääressä käyty keskustelu ja ajatusten vaihto saattaa olla henkisesti ja työmotivaation kannalta sitä parasta keskinäisviestintää. Kaikkia näitä viestinnän tasoja siis tarvitaan. Yritysjohdon tulee viime kädessä yhteistyössä työntekijöiden edustajien kanssa luoda se omalle yritykselle sopiva viestintämalli, jolla taataan niin onnistunut sisäinen kuin ulkoinenkin tiedonvälitys. Tässä suhteessa jokainen yritys on hieman erilainen, minkä vuoksi asiat tulee pohtia yrityskohtaisesti. Tieto ei selkeästi ja oikein suunnattuna lisää tuskaa vaan lievittää sitä.

Pentti Salonen
pentti.salonen@purosalonen.fi