Parempi hyöty yrityksen sähköpostista

”Tehokkaammin sähköpostilla”

Ari Haasio ja Teemu Rauhala

BTJ Kirjastopalvelu Oy 2002

Sähköposti on syrjäyttänyt yritystoiminnassa ihmisten välisen kirjeenvaihdon lähes täysin. Seuraavaksi saa väistyä puhelin. Sähköposti antaa lähettäjälle sekä vastaanottajalle mahdollisuuden keskittyä viestin sisältöön sinä hetkenä kuin se itselle sopii. Sähköpostiviestinnästä jää tarvittaessa myös kirjallinen dokumentti toisin kuin puhelinsoitosta. Välitön kahdensuuntainen kommunikaatiokin on mahdollista, kunhan viestijöillä on harjaantuneet näppäinsormet.

Sähköpostin käyttäminen on helppoa ja nopeaa, mutta siihen liittyy myös monia asioita jotka käyttäjän on hyvä tietää. Viime aikoina tietoturvakysymykset ja työnantajan oikeus lukea työntekijän sähköposteja ovat herättäneet keskustelua. Ensimmäiset oikeuden ennakkotapaukset aiheesta ovat jo olemassa.

Työpaikkojen ja pienyritysten ongelma on yleensä selkeiden pelisääntöjen puute. Sähköpostin käyttämisestä tulee olla selkeät ohjeet. Yhteinen käytäntö yksityisten viestien lähettämisestä ja vastaanottamisesta auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja turhia ongelmatilanteita yrityksissä.

Kirja opastaa käyttämään hyvää työvälinettä asianmukaisesti ja kohteliaasti ja kehottaa pohtimaan sähköpostin käyttämiseen sopivia tilanteita. Myös hyvän viestinnän perussäännöt käydään läpi. Sähköpostilla lähetetyn viestin sävyt korostuvat puhelinta paremmin koska viestistä jää pysyvä dokumentti. Jäsentely, luettavuus ja kohderyhmän puhuttelu ovat yhtä tärkeitä asioita kuin missä tahansa viestinnässä. Netikettisääntöjen esittely on edelleen yksi kirjan tärkeimmistä aiheista. Sähköpostin käytön jatkuvasti lisääntyessä asiallinen ja kohtelias sähköpostikäyttäytyminen kun tuntuu samaa vauhtia huononevan.

Käytännön käyttöohjeet tuntuvat päivittäin sähköpostia käyttävästä henkilöstä alkeellisilta ja lapsellisilta, mutta lienevät tarpeen monille käyttäjille. Ohjeet ovat selkeitä ja ymmärrettäviä ilman laajempaa tietotekniikkaosaamista.

Sähköpostihuijaukset ovat valitettavasti osa yritysten arkipäivää. Nigerialaiset sijoittajat ja rahanpesijät pyrkivät koneittemme ruudulle viikoittain. Nämä viestit on helppo poistaa, mutta pahempia ovat viestit jotka ohjaavat sinisilmäisen kuluttajan maksullisille sivuille ja laskuttavat useita euroja jokaiselta minuutilta. Näiden tapausten välttämiseksi ja varomiseksi kirja antaa rahanarvoisia vinkkejä.

Virusten torjunnalle on kirjassa omistettu useita sivuja. Varoitukset ja torjuntaohjeet ovat hyviä ja käytännöllisiä, mutta valitettavasti on todettava, että virusten tuottajat keksivät uusia ja pahempaa tuhoa tuottavia matoja nopeammin kuin tämänkään tiiviin 80-sivuisen kirjan ehtii lukea. Hieman ensiapua teoksessa on kuitenkin tarjolla tähänkin ongelmaan.

Kaikkiaan tiivis, selkeärakenteinen ja asiallinen perusteos sähköpostin käyttäjälle tai yrittäjälle joka on luomassa henkilökunnalleen yhtenäistä ja hyvää sähköpostin käyttötapaa.
-Anna Mäki